Peranan administrasi dalam organisasi

     Pengertian Organisasi

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

    Fungsi/Peran Administratif

Administrator, secara umum, terlibat dalam suatu set umum berfungsi untuk memenuhi tujuan organisasini “fungsi” dari administrator digambarkan oleh Henri Fayol sebagai “5 elemen administrasi” (dalam huruf tebal di bawah).


  • Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya. Itu peta jalan dari tempat organisasi adalah untuk mana ia ingin menjadi. Fungsi perencanaan meliputi menetapkan tujuan dan mengaturnya dalam urutan logis. Administrator terlibat baik dalam berbagai-pendek dan perencanaan jangka panjang.
  • Pengorganisasian melibatkan identifikasi tanggung jawab yang harus dilakukan, pengelompokkan tanggung jawab ke departemen atau divisi, dan menetapkan hubungan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai upaya yang terkoordinasi antara semua elemen dalam organisasi (Koordinasi). Pengorganisasian harus memperhitungkan rekening pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dan rentang kendali dalam unit pengawasan.
  • Staffing berarti mengisi posisi pekerjaan dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Ini melibatkan menentukan kebutuhan kepegawaian, menulis deskripsi pekerjaan, rekrutmen dan penyaringan orang untuk mengisi posisi.
  • Mengarahkan (Komandan) adalah memimpin orang dengan cara yang mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan tepat alokasi sumber daya dan menyediakan sistem dukungan yang efektif. Mengarahkan memerlukan keterampilan interpersonal yang luar biasa dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu isu penting dalam mengarahkan adalah untuk menemukan keseimbangan yang benar antara penekanan pada kebutuhan staf dan penekanan pada produksi ekonomi.
  • ‘Mengawasi’ adalah fungsi yang mengevaluasi kualitas di semua wilayah dan mendeteksi atau potensi penyimpangan aktual dari organisasi rencananya. Hal ini menjamin kinerja berkualitas tinggi dan hasil yang memuaskan dengan tetap menjaga lingkungan yang tertib dan bebas masalah. Pengendalian meliputi manajemen informasi, pengukuran kinerja, dan institusi tindakan korektif.
  • . Penganggaran, dikecualikan dari daftar di atas, menggabungkan sebagian besar fungsi administratif, dimulai dengan pelaksanaan rencana anggaran melalui penerapan anggaran kontrol. Read more…

Pentingnya Administrasi

v  Definisi Administrasi

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administrasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol Ilmu yang mempelajari proses kegiatan kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang ditentukan adalah ilmu Administrasi.

                  Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

µ       Administrasi berasal dari bahasa Belanda, Administratie yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi,1989).

µ       Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris Administration , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973).

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

 

1.      Jenis-jenis administrasi

Ø  Sentralisasi administrasi

Untuk masing-masing keluarga, semua replika perusahaan dikuasai oleh replika di lokasi hub. Administrator di situs hub menjaga semua replika dan semua pola sinkronisasi dan jadwal. Ini administrator memiliki izin untuk mengakses server replika pada seluruh lokasi.

Keuntungan :

µ       Perusahaan Anda tidak perlu menyewa seorang administrator multisite untuk setiap situs.

µ       Lebih mudah untuk memastikan bahwa jadwal tidak konflik.

Kekurangan:

µ       Beberapa prosedur administratif memerlukan replika yang akan menguasai diri.